В 2016 году Почта России предлагает юридическим лицам заключить договор на корпоративное обслуживание. Преимущества работы по этому соглашению очевидны:

• предоставляется возможность забирать, а также оставлять заказы на доставку писем и других почтовых посылок в офис предприятия или наоборот из офиса;
• выделяется определенное время и специальное место чтобы сдавать отправления почты;
• если нужно, операторы подбирают удачный пакет услуг, который станет для организации самым выгодным;
• юридическое лицо имеет право выбора как рассчитываться за услуги, предоставляемые почтой России – в наличной или безналичной формах оплаты.

Особенности составления договора с Почтой России

Почта России, прежде всего, работает с юридическим лицом, хотя обслуживает и индивидуальных предпринимателей. Договор заключается только по факту отправки заявки, описанной в письменном виде. Все возможные виды договоров можно изучить на официальном сайте, который предлагает Почта России.

Чтобы претендовать на договор с Почтой России, юрлицу нужно собрать такой список документов:

• бумаги, в которых идет речь о полномочиях лица, которое ставит свою подпись под именем контрагента;
• ксерокопии лицензионных документов контрагента, если, конечно, для функционирования предприятия нужны специальные лицензии;
• ксерокопии учредительных бумаг – это может быть устав организации или учредительное соглашение;
• ксерокопии удостоверения ФНС РФ, по которому становится понятно, что объект состоит на учете в налоговой.

Что касается индивидуальной предпринимательской деятельности, такой договор, по сравнению с юридическим лицом, составляется согласно другому перечню бумаг:

1. Ксерокопия удостоверения о прохождении госрегистрации.
2. Ксерокопия удостоверения ФНС РФ, где указано, что объект поставлен на учет в налоговой инспекции.
3. Ксерокопия паспорта физлица, являющегося предпринимателем. В случае кражи паспорта или его непреднамеренной утери в территориальном отделении милиции нужно взять временную справку, где указываются те же данные, что и в паспорте.
4. Ксерокопия доверенности, если лицо, фиксирующее в конце договора свое согласие, выступает от другого физлица. Доверенность должна быть заверенной нотариусом, иначе бумага по закону остается недействительной.
5. Выписка с перечнем открытых счетов.
6. Выписка из Единого госреестра об индивидуальном предпринимательстве обратившегося на Почту России клиента.

Почему юрлицу выгодно составлять договор с Почтой России

Сервис, предлагаемый Почтой России в рамках услуги «Комплексный сервис 3-в-1», помогает юрлицам справиться со следующими задачами:

• повышает качество обслуживания юридических клиентов;
• ускоряет процесс доставки;
• разгружает занятость почтовых работников в отделениях Почты России;
• в разы уменьшает скопления людей в почтовых отделениях;
• лучшим образом справляется с поступающим потоком корреспонденции.

На сегодняшний день Почта России предлагает свои услуги более 100 000 постоянных клиентов, в данном случае речь идет только о юридических лицах. Больше компаниям не нужно беспокоиться о том, чтобы выстаивать длинные очереди для отправления важных деловых писем, все это делают сотрудники Почты России. Также прямо из офиса они заберут любые бандероли, заполнят нужные формы, бумаги и самостоятельно зафиксируют знаки почтовой оплаты для пересылки по территории страны.

Договор, заключаемый с юридическим лицом, выгоден организации в связи с тем, что теперь у ее работников появляется возможность:

1. Экономить время на ведении диалога с курьерской службой.
2. По-прежнему продолжать отправлять нужный объем корреспонденции.

Какие документы обрабатывает Почта России в рамках соглашения о новой услуге?

1. Движение карточек.
2. Распределение писем.
3. Отсылка бандеролей.
4. Отправление «первого класса».
5. Отсылка «мультиконвертов».

Все эти манипуляции проводятся в отношении как внутренних, так и международных отправлений.

Дополнительные характеристики услуги

В компетенции юридических лиц выбрать самый удобный формат обслуживания, к примеру, соглашение, действующее один месяц, с обозначенным графиком прибытия работника Почты России в офис компании вплоть до нескольких раз за неделю. Также это может быть единоразовая помощь сотрудника-курьера, явившегося в офис по оставленной в телефонном режиме заявке.

Если клиент крупный и значительный, договор подписывается с учетом еженедельных постоянных отправок достаточного количества корреспонденции, это выгодно организации, если руководство:

• не желает тратиться на взятие на работу дополнительного персонала, оплаты автотранспорта;
• отказывается нести временные потери относительно правильного заполнения почтовых бланков.

Данный вид документа необходим в тех случаях, когда получатель почтовой корреспонденции по каким-либо причинам не может забирать ее самостоятельно. Доверенность на получение почтовых отправлений может быть написана как от имени физического лица, так и от имени организации.

ФАЙЛЫ

Кто и на кого может выписывать доверенность

Представителем доверителя на получение почтовой корреспонденции может стать любой человек, проживающий на территории России и достигший совершеннолетия. Организации, как правило, доверяют получение корреспонденции своим сотрудникам – секретарям, кадровикам или специалистам отдела бухгалтерии. Оформляет доверенность обычно либо секретарь организации, либо юрист, затем документ передается на подпись руководителю.

В законодательстве РФ прописаны случаи, когда доверенности должны в обязательном порядке заверяться у нотариуса, но доверенность на получение почтовой корреспонденции в этот список не входит.

Основные правила написания доверенности на получение почтовой корреспонденции

Специально разработанного унифицированного бланка для всеобщего применения на такую доверенность нет. Предприятия вправе разработать ее шаблон самостоятельно или же писать доверенность в свободной форме. Крупные компании часто используют для доверенности фирменные бланки, но это не является обязательным требованием. Для оформления документа подойдет и обычный лист формата А4, главное, чтобы он точно отражал все функции, которые возлагает доверитель на своего представителя. Кроме того, в содержании документа обязательно должны быть указаны подробные сведения о доверителе и персональная информация о доверенном лице, а также срок действия документа и подписи обеих сторон.

Иногда доверенности выписываются с правом передоверия. Но это, скорее, исключительные случаи, поскольку такие документы в обязательном порядке должны заверяться у нотариуса, поэтому организациям проще выписывать одинаковые доверенности сразу на нескольких сотрудников – закон это вполне допускает. При этом в доверенностях можно указывать как одинаковые для всех поручения, так и индивидуальные для того или иного сотрудника.

При заполнении доверенности следует соблюдать определенные нормы, чтобы у сотрудников учреждения, в которое она будет предоставлена, подлинность ее написания не вызывала сомнений.

Инструкция по написанию доверенности

Сама форма написания данного документа с точки зрения делопроизводства вполне стандартна.

• В начале документа пишется слово «Доверенность» с указанием действия , для выполнения которого она создается. Далее следует указать город , в котором оформляется документ, а также дату его составления.
• Чуть ниже идут основные сведения о доверителе : полное название юридического лица (с указанием его организационно-правовой формы), должность сотрудника, от лица которого выписывается доверенность (как правило здесь указывается директор или генеральный директор предприятия, или же любой уполномоченный на подписание таких документов сотрудник из руководящего звена), его фамилия, имя, отчество (имя-отчество можно поставить в виде инициалов).
• Затем следует указать, на основании каких документов действует доверитель (здесь, в зависимости от ситуации, можно написать «На основании «Устава», «Доверенности», «Положения» и т.д.).
• После этого в документ вносится информация о доверенном лице . Сначала указывается его фамилия, имя, отчество, затем данные документа, удостоверяющего личность (название, серия, номер, кем и когда выдан).
• Далее указываем, для каких целей выдается доверенность (в данном случае «на получение документов»), а также конкретное учреждение, в котором эти документы предполагается получать. Если есть еще какие-то действия, которые доверитель уполномочивает выполнять своего представителя, их также нужно включить в данную доверенность отдельным пунктом.
• После внесения основных сведений нужно написать на какой период выдается доверенность . Следует отметить, что доверенность может выдаваться как для разовых поручений, так и на какой-то определенный период или же бессрочно.

Если срок действия не указан, она автоматически считается выданной на срок в один календарный год.

В конце документа доверенное лицо должно поставить свою личную подпись , а доверитель также своей подписью удостоверить ее. Доверенность нужно обязательно заверить печатью предприятия (ИП изначально имеют право не пользоваться печатью, а с начала 2016 года наличие печати не обязательно и для юридических лиц. Тем не менее, государственные и коммерческие структуры, работающие с организациями, продолжают требовать оттиск на документах).

После написания доверенности представитель доверителя может предъявлять ее в течение всего срока, указанного в ней. Если же возникла потребность в аннулировании документа, то необходимо уведомить о прекращении ее действия заинтересованные структуры, а также вернуть документ себе.

В деятельности российских компаний все еще трудно отказаться от услуг Почты России. Интернет-магазины отправляют покупки, другие фирмы направляют официальные письма и исковые заявления. Отделения государственной компании открыты в самых отдаленных населенных пунктах, в которых нет даже магазинов или офисов Сбербанка. Юридическим лицам заключить договор с Почтой России – это значит, существенно сэкономить и оптимизировать свое взаимодействие с организацией-монополистом.

Преимущества для корпоративных клиентов

Государственная монополия предлагает фирмам стать ее корпоративными клиентами. На официальном сайте организации по адресу pochta.ru/support/corporate-services/become-corporate-client находятся условия заключения соглашения.

Стороной его смогут стать как компании, так и индивидуальные предприниматели. Там же можно войти в личный кабинет и воспользоваться опцией управления услугами.

Преимуществами в общении с организацией, беспечивающей граждан и рганиации связью, доходящей в самые глухие уголки, для корпоративных клиентов становятся:

• опция по выбору удобного места и времени для отправки своей корреспонденции. Нет необходимости стоять в очередях. Для юридических лиц, заключивших соглашение об абонентском обслуживании, предусмотрены отдельные сотрудники и стойки;
• тарифы, за счет большего объема оказываемых услуг, более выгодные, чем при разовом взаимодействии;
• больший чем у конкурирующих курьерских служб, опыт работы с корреспонденцией в международном сообщении;
• оплата услуг с расчетного счета.

Справка: Все крупные государственные компании системно работают таким образом, отправляя наиболее срочные письма при помощи экспресс-доставки.

Как заключить договор на обслуживание

Чтобы заключить договор с Почтой России, потребуется предоставить менеджеру, обслуживающему клиентов из корпоративного сектора и предпринимателей, определенный пакет документов, в который входят:

• копии учредительных документов;
• копии свидетельств;
• свежая, не позднее месяца, выписка из ЕГРЮЛ;
• подтверждение полномочий исполнительного органа.

Сотрудник почты, скорее всего, потребуетине копии с нотариальным заверением, а выписку – с печатью налоговой. По согласованию верность всех документов, кроме выписки, получится подтвердить, поставив на них штамп «Копия верна», печать предприятия и подпись руководителя компании. Чтобы менеджер связался для заключения договора, необходимо оставить заявку по адресу: oneclick.russianpost.ru. Потребуется ввести:

• реквизиты фирмы;
• вид собственности (частная, государственная)
• данные контактного лица (телефон и электронную почту);
• требуемые услуги (почтовые отправления, экспресс-письма – ЕМС, посылки);
• потребность в рекламных услугах;
• потребность в абонировании ящиков.

На основании введенных данных будет сгенерирован проект договора. Договор, предлагаемый Почтой России, изменению не поддается. Он утвержден на уровне ее корпоративного руководства в статусе обязательного к применению. Внести свои условия в него невозможно. Поэтому следует учитывать, какие преимущества получает новый клиент, и к каким вопросам необходимо отнестись максимально внимательно.

Порядок взаимодействия: личный кабинет

Заключение договора сразу оборачивается рядом преимуществ для фирмы или предпринимателя. Личный кабинет Почты России для юридических лиц позволяет отслеживать трек пути своих писем в режиме онлайн, не тратя время на переход на специальный сервис. Фирма, подписавшая соглашение с Почтой, получает возможность использовать ряд предлагаемых ей сервисов. Отправка корреспонденции может происходить не только в офисах монополиста, если это предусмотрена договором, машина с фирменной маркировкой прямо из здания клиента заберет предназначенные к пересылке письма и бандероли.

Интересно: Оплата всех услуг производится с расчетного счета организации на счет почты, но некоторых случаях при выходе за пределы месячных лимитов, допустима оплата превышения при помощи корпоративной кредитной карты.

Нюансы

При общении с монополистом необходимо предусматривать возникновение стандартных сложностей. Письма иногда идут медленнее, чем предполагается, но эту проблему легко решить, отметив в своем договоре потребность в услугах экспресс-доставки.

При этом обновленный пакет предложений гиганта сделал возможным воспользоваться новыми интересными опциями, среди которых:

• верифицированная отправка электронных сообщений. Текст письма сохраняется в виде pdf-документа, который подписывается электронной подписью. Отчет о его доставке фиксируется почтой и может являться доказательством в суде;
• доставка корреспонденции в офисы контрагентам не по общим правилом, а с помощью курьеров. Это позволяет существенно сократить время обмена официальными документами;
• письма может получать от имени компании ее представитель без доверенности, если его данные конкретно указаны в договоре;
• в рамках единого соглашения можно отправить почтовый перевод или прибрести марки, причем при необходимости именно представители почты наклеят марки на конверты и бандероли. Перечень услуг получится корректировать и дополнять уже после оформления соглашения.

Важно: Услуги оплачиваются только авансом, за каждый следующий месяц.

Почта России для юридических лиц не является единственной возможностью рассылки корреспонденции. В стране работают экспресс-почта, курьерские службы и транспортные компании, каждая из которых может оказать те же услуги быстрее и иногда дешевле. Но, как показывает практика, такое решение выгодно для разовых отправлений. При массовых и систематических рассылках альтернативы Почте России не существует.

05.10.2015

При покупке юридического адреса для своей компании, необходимо понимать, что этот адрес автоматически заносится в ЕГРЮЛ и именно по этому адресу, все государственные органы будут осуществлять связь с обществом. Любая корреспонденция, адресованная вашей компании, будет поступать на юридический адрес вашей организации указанный в ЕГРЮЛ.

Нет смысла уделять внимание вопросу нахождения компании по адресу указанному в ЕГРЮЛ, этому посвящено уже не мало статей, скажем лишь что под юридическим адресом понимается – адрес регистрации компании, и по факту фирма физически не находится на адресе регистрации.

Каким образом при регистрации компании на юридический адрес получать входящую почту?

Прежде чем купить юридический адрес, необходимо уточнить предоставляется ли почтовое обслуживание этого адреса, ведь «пропустить» корреспонденцию из налоговых или судебных органов, уведомления из различных фондов чревато начиная от блокировки расчетного счета и вплоть до ликвидации компании.

Существует несколько возможных вариантов организации почтового обслуживания компании:

• Заключить договор почтового обслуживания с отделением связи (почтой РОССИИ).

По сути это ваша просьба к почте, не доставлять письма по адресу и не возвращать их отправителю, а оставлять в отделении связи, для вашего самостоятельного получения. Для этого необходимо предоставить в почтовое отделение заявление-распоряжение о хранении почтовых отправлений в отделении связи и самостоятельном заборе писем. Разумеется, эта услуга платная и ее стоимость лучше уточнять непосредственно в конкретном отделении почты России. При таком варианте, придется самостоятельно приходить за письмами раз в неделю и не забывать во время подавать каждый месяц заявление-распоряжение и не пропускать очередной платеж за услугу.

Если адрес фактического пребывания компании территориально располагается рядом с юридическим адресом и относятся к одному и тому же почтовому отделению, есть возможность заключить договор на доставку корреспонденции по фактическому адресу, конечно же тоже платно.

• Почтовое обслуживание как дополнительная услуга при покупке юридического адреса.

Почтовое обслуживание юридического адреса предлагается так же при его покупке в специализирующейся юридической компании. Т.е. вы можете купить у них не только сам адрес, но и его почтовое обслуживание. Как правило, это надежный механизм так как юридические компании имеют опыт многолетнего сотрудничества с почтовыми отделениями связи и все поставлено на поток. Кроме того, покупая почтовое обслуживание вместе с юридическим адресом вы получаете доставку писем в ваш офис и уверенность что вся корреспонденция будет предоставляться своевременно.

• Абонирование ячейки абонементного почтового шкафа в отделении почты России.